会社に入ると、まず電話応対をさせられることが多いですよね。
しかし、電話応対に苦手意識を感じている人は多いです。
私は新卒で営業職となり、電話が日常茶飯事の仕事をしていたのですが、新入社員の頃は電話応対が大嫌いでした。
しかし、考え方を変えるだけで電話応対が苦手という気持ちを和らげることができました。
「電話応対が苦手で今の仕事を辞めたい」
「でも電話応対が苦手で辞めたいなんて自分は甘いのだろうか」
「そもそも電話応対のない仕事なんてあるの?」
「電話応対が苦手で辞めたいという理由で転職できるの?」
この記事では、このようなお悩みを解決します!
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電話応対が苦手で辞めたいなんて甘い?
電話応対が苦手という理由で辞めたいと感じるのは、甘えではありません。
なぜなら、電話は自分でペースをコントロールできない業務だからです。
毎日いつ鳴るかわからない電話に怯えながら仕事をするのは苦痛ですよね。
また、電話応対は新人がやらされる仕事であることから、簡単な仕事と思われがちです。
そのため「こんなことで辞めたいと思うなんて」と自分を責めてしまいやすいです。
電話応対を得意な人にとっては簡単なことかもしれないけれど、苦手な人にとっては本当に難しいです。
電話応対に苦手意識で仕事を辞めたいと思っている人は少なくありません。
なんで電話対応したことない人間にさ、忙しい祝日の電話受付させる？意味わからん。数こなせばとか、なれとか言うけど、最初入る時レジしか聞いてない。だから苦手やけど入ったのに、聞いてた仕事内容と違うやん
もう辞めたい
あと2ヶ月耐えれん🥲
— 万里@🐷いたり。いなかったり。 (@nuko_nuko22) February 24, 2023
電話応対がどうも苦手でもう辞めたい(´･ω･`)
— ももんがぁ (@momomomomomogar) October 3, 2018
私もそっくりそのまま同じ事思ったことあります。話すのが苦手なのに営業でお客さんと電話応対するのが凄いストレスで腹痛が酷かったし、職場の人とうまく馴染めず楽しくないと思って早く辞めたいと思うことが何度もありました
— Rosemary (@sheskindaqt) June 21, 2016
よって、電話応対が苦手で辞めたいと思うことは決して甘えではありません。
電話応対を苦手で辞めたいと感じるのはなぜ?苦手と感じる理由5選
そもそも、なぜ電話応対を苦手で辞めたいと感じるのでしょうか?
ここでは、電話応対を苦手と感じる理由をまとめました。
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由①周りの人に聞かれると緊張する
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由1つ目は、周りの人に聞かれると緊張するからです。
上司や先輩などに電話の仕方や内容など聞かれると緊張しますよね。
・言ってはいけないことを言ってしまっていないか
・敬語など言葉遣いを指摘されるのではないか
・聞かなければいけないことを聞き逃していないか
など、後から何か怒られるのではないかとハラハラしてしまいます。
電話応対が苦手で辞めたいと感じるな理由②クレームだったらと不安になる
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由2つ目は、クレームだったらと不安になるからです。
クレーム対応の電話はかなりのプレッシャーを感じます。
クレーム対応が好きという人はなかなかいません。
うまく対応しなければ、さらに顧客が不満に感じてしまうかもと不安になりますよね。
また、感情的な人もいるかもしれません。
大きな声で怒鳴られたり、無理難題を押し付けられたらどうしようと思ってしまいますよね。
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由③言葉が詰まってしまう
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由3つ目は、言葉が詰まってしまうからです。
緊張するとうまく言葉が出てきませんよね。
うまく話そうとすればするほど、言いたいことが言えなくなってしまいます。
また、失礼のないように敬語や言葉遣いに気をつけながらだとスラスラ話すのが難しいですよね。
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由④相手の言っていることがわからない
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由4つ目は、相手の言っていることがわからないからです。
自分の担当ではない案件の電話だと、社名や専門用語など知らない単語が出てくることがあります。
知らない単語をいきなり言われると、聞き取るのが難しいですよね。
また、うまく聞こえなかった時どうやって聞き返せばいいのかも最初はわかりませんよね。
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由⑤電話に慣れていない
電話応対が苦手で辞めたいと感じる理由5つ目は、電話に慣れていないからです。
今はメールやLINEなど、テキストでのやり取りが主流です。
そのため、そもそも電話をする機会があまりありません。
いきなり仕事で電話に出るように言われても、慣れていなければ緊張しますよね。
【お悩み別】電話応対の苦手意識を和らげる考え方
電話応対が少ない仕事があるとはいえ、完全に避けることは難しいのが現実です。
どうしても電話応対をしなければいけない場面に出くわした時、苦手意識があるままだとしんどいですよね。
苦手な電話応対を無理にこなして荒治療をするより、まずは考え方をかえて少しでも苦手意識を和らげておく方が気持ちが楽になります。
ここでは、電話応対が苦手だった私が電話応対への苦手意識を和らげることができた考え方をお悩み別にまとめました。
お悩み①周りの人に聞かれると緊張するとき
電話応対中に周りの人に聞かれると緊張してしまう時は「みんなも最初は下手だった」と考えてみてください。
上司や先輩など自分に指摘をしてきそうな人たちも、新入社員の時代がありました。
誰でも最初から電話応対が上手にできたわけではありません。
上司や先輩も、きっとその上司や先輩に色々指導をされてきたはずです。
自分だけではなくみんな下手だったんだと思ったら少し気が楽になり、緊張もほぐれます。
お悩み②クレームだったらと不安なとき
クレームの電話だったらと不安な時は「自分も一緒に会社を怒る」ことを意識してみてください。
なぜなら、クレームをつけている顧客と同じ立場に立つことができるからです。
クレームの場合、感情的な口調で電話をしてくる人もいます。
なんだか自分が責められているような気がして落ち込みますよね。
しかし、顧客と同じ立場で会社を怒ることで一気に味方になります。
また、顧客も同じ立場に立って話を聞いてもらえると怒りがどんどん落ち着いてきます。
クレーム応対で重要なのは、顧客の気持ちに寄り添うことです。
まずは、顧客に不便を感じさせてしまったことを謝罪し、同じ立場で話を聞くことを意識してみてください。
お悩み③言葉が詰まってしまうとき
電話応対中に言葉が詰まってしまうことが不安なときは「自分が相手だったらどう感じるか?」を考えてみてください。
電話の相手が言葉がうまく出てこないとき、あなたはどう思いますか?
「一生懸命話そうとしているな」「慣れていないのかな」などと推測する人がほとんどではないでしょうか。
つまり、相手もそのように思ってくれている人の方が多いということです。
相手に対して腹を立てたり、相手を馬鹿にしたりする気持ちが湧いてくる人はかなり少ないです。
ごく稀にそのような意地悪な考えの人がいる可能性はありますが、確率としてはかなり低いです。
このように、一度客観視してみるのも電話応対の苦手意識を和らげる方法としておすすめです。
お悩み④相手の言っていることがわからないとき
相手の言っていることがわからなくて混乱してしまうときは「わからなくて当然、聞き返しても失礼ではない」と考えてみてください。
その仕事に携わっている人でなければ、会社名や用件の背景など分かりません。
電話で自分の担当以外の仕事の詳細を話されても、わからないのが当然です。
わからない時は、きちんと聞き返せば答えてくれます。
会社名や相手のお名前などを聞き返すのは失礼なのではと思いがちです。
しかし、正しく聞き取り伝えることの方が重要で、相手にも迷惑がかかりません。
お悩み⑤電話に慣れていない
電話に慣れていないため不安に感じるときは「落ち着いて話すためにひと呼吸おいても問題ない」と考えてみてください。
電話に慣れていないと、会話のテンポについていけないときもありますよね。
そんなときは「一度確認して折り返しさせていただきますね」と一旦切って、折り返してもOKです。
「待たせたら相手に失礼なのではないか」と深く考えすぎず、落ち着いて話す準備ができたらかけ直しましょう。
電話応対スキルを向上させる方法
電話応対が苦手な気持ちを和らげることができたら、少し電話応対への余裕も出てきます。
次のステップとして、より電話応対をスムーズに行えるようなスキルを身につけてみましょう。
ここでは、電話応対が苦手なのに営業職だった私が実践していた電話応対のスキルアップ方法をご紹介します。
スキルアップ法①メモのフォーマットを作る
電話応対のスキルアップ法1つ目は、最低限聞かなければいけないことをフォーマット化したメモを作ることです。
フォーマットメモがあれば、最低限何を聞かなければいけないかが分かります。
抜けがあれば一目でわかるので聞き漏らす心配がありません。
カンペの役割も果たすので、落ち着いて話すことができるようになります。
スキルアップ法②成功体験を積んでいく
電話応対のスキルアップ法2つ目は、成功体験を積んでいくことです。
なぜなら、成功体験は自信につながるからです。
できなかったことばかり気にしてしまいがちですが、まずはできたことに対して自分を褒めましょう。
以前はできなかったことができた時には、ご褒美を買うくらいの勢いでお祝いしましょう。
スキルアップ法③特に苦手なシチュエーションを把握する
電話応対のスキルアップ法3つ目は、特に苦手なシチュエーションを把握することです。
電話応対にはクレーム、問い合わせ、用件などさまざまな種類があります。
中でも自分が特に苦手なシチュエーションがどれなのかを把握しておくことをおすすめします。
苦手なパターンの電話を把握したら、対策してみてください。
例えば、
・カンペを用意しておく
・上手な人の電話を真似てみる
など、苦手なパターンの電話が来ても落ち着いて話せるよう準備しておきましょう。
事前の準備があなたを救ってくれます。
スキルアップ法④敬語を意識しすぎない
電話応対のスキルアップ法4つ目は、敬語を意識しすぎないことです。
言葉遣いは大切ですが、意識しすぎると言葉が出てこなくなります。
ひとまず、「ですます」で丁寧に話せていればOKです。
あとは、よく使う敬語のフレーズだけ覚えておくのがおすすめです。
例えば、
・御社・弊社
・申し訳ございません
・恐れ入りますが
など、数種類に絞って敬語を織り交ぜることで、聞いている側も聞きやすく丁寧な言葉遣いに聞こえます。
スキルアップ法⑤シナリオを考えてみる
電話応対のスキルアップ法5つ目は、シナリオを考えることです。
特にこちらから電話をするときは、一度簡単なシナリオを考えてみましょう。
シナリオとは脚本、つまり会話の構成や流れのことです。
具体的には、
・話す順番（構成）
・相手がどんなリアクションをしそうか
・そのリアクションに対してどう返すか
・自分では対処できない質問をされたときにはどう返すか
これらを事前に考えておくことで、心の準備ができます。
相手がシナリオどおりに反応してくれるかはわかりませんが、何も準備せず臨むよりは落ち着いて話すことができます。
「シナリオを立てなければうまく話せないなんて…」とネガティブになる必要は全くありません!
営業の仕事を何年もやっている上司でも、毎回シナリオを考えて電話内容をシミュレーションしていました。
準備しておくことは恥ずかしいことではなく、立派なビジネススキルです。
電話応対をしなくていい仕事ってあるの?
電話応対が苦手だと、電話応対をしなくて済む仕事がしたいと考えることもありますよね。
電話応対をしなくて済む仕事はあるのでしょうか?
実際には、電話応対をしなくて済む仕事というのはほとんどありません。
ただし、電話応対が少ない仕事はあります。
例えば、
・ドライバー
・調理関係
・工事現場
など、オフィスワークではなく現場で働く仕事は比較的電話応対が少ないです。
どうしても電話応対がストレスに感じるとき
考え方や対策をしてもどうしても電話応対に対して苦手意識が消えずストレスに感じる時は、転職を視野に入れるのもひとつです。
しかし、電話応対が苦手という理由でうまく転職できるのか不安になりますよね。
「電話応対が苦手という理由でも転職できるの?」
「転職先には転職理由をどのように伝えればいいの?」
このようなお悩みを抱えて転職活動をする際には、転職エージェントを活用するのがおすすめです。
転職エージェントは、会社に言いにくいことも受け止めてあなたの転職活動をサポートしてくれます。
電話応対が苦手で辞めたいという理由を踏まえた上で、転職エージェントはあなたに合った仕事を提案してくれます。
また、転職理由について一緒に整理してくれるのも転職エージェントならではのメリットです。
まとめ
電話応対が苦手な気持ちを和らげる方法とスキルアップ方法をお伝えしました。
電話応対は決して簡単な仕事ではありません。
合う・合わないがはっきり分かれる業務です。
どうしてもストレスで辞めたいと思うときは、ひとりで考え込まず信頼できる人や転職エージェントに相談してみてくださいね。
この記事を読んで、電話応対を苦手と感じる方の気持ちが少しでも和らいだら嬉しく思います。
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